Anti-spam beleid

Laatst bijgewerkt: 7 februari 2026

Sootmarble verbindt zich ertoe om alle toepasselijke wetten en voorschriften inzake elektronische communicatie na te leven. Wij verzenden geen ongevraagde commerciële berichten en hanteren strikte procedures om spam te voorkomen.

Definitie van spam

Voor de toepassing van dit beleid verstaan wij onder spam:

Ongevraagde commerciële elektronische berichten
Berichten verzonden zonder expliciete toestemming van de ontvanger
Berichten zonder geldige afmeldmogelijkheid
Misleidende onderwerpregels of afzenderinformatie
Berichten verzonden naar adressen verkregen zonder toestemming

Onze verplichtingen

Toestemming en registratie

Wij verzenden elektronische communicatie uitsluitend naar ontvangers die:

Expliciet toestemming hebben gegeven voor ontvangst van onze berichten
Een bestaande zakelijke relatie met ons hebben binnen de context van onze dienstverlening
Hun contactgegevens hebben verstrekt met het doel informatie te ontvangen

Transparantie

Elk bericht dat wij verzenden bevat:

Duidelijke identificatie van sootmarble als afzender
Correcte contactinformatie
Een waarheidsgetrouwe onderwerpregels
Een duidelijk onderscheid tussen commerciële en informatieve inhoud

Afmeldmogelijkheid

Elke ontvanger heeft te allen tijde het recht om:

Zich af te melden voor toekomstige communicatie
Bezwaar te maken tegen het gebruik van contactgegevens
Voorkeuren aan te passen voor het type communicatie

Afmeldverzoeken worden binnen 10 werkdagen verwerkt. De afmeldmogelijkheid is duidelijk zichtbaar in elk verzonden bericht.

Gegevensverzameling en gebruik

Legitieme bronnen

Wij verzamelen contactgegevens uitsluitend via:

Registratieformulieren op onze website
Inschrijvingen voor nieuwsbrieven of updates
Zakelijke transacties en contracten
Evenementen en seminars waar toestemming is verkregen

Wij kopen geen e-mailadressen of contactlijsten van derden en maken geen gebruik van automatische scrapingtools.

Gegevensbeveiliging

Contactgegevens worden:

Veilig opgeslagen met passende technische maatregelen
Niet gedeeld met derden voor marketingdoeleinden zonder toestemming
Regelmatig gecontroleerd op nauwkeurigheid en relevantie
Verwijderd wanneer niet langer nodig of op verzoek van de betrokkene

Soorten communicatie

Transactionele berichten

Berichten met betrekking tot:

Accountbeheer en verificatie
Wijzigingen in dienstverlening of voorwaarden
Beveiligingsmeldingen
Technische updates en onderhoud

Deze berichten zijn noodzakelijk voor de dienstverlening en vallen buiten het afmeldrecht voor marketingcommunicatie.

Marketingcommunicatie

Berichten met betrekking tot:

Nieuwe producten of diensten
Educatieve inhoud en leermaterialen
Evenementen en webinars
Aanbiedingen en promoties

Voor deze berichten is expliciete toestemming vereist en ontvangers kunnen zich te allen tijde afmelden.

Frequentie en timing

Wij hanteren een redelijke verzendfrequentie om overbelasting te voorkomen:

Nieuwsbrieven worden niet vaker dan wekelijks verzonden
Promotionele berichten worden beperkt tot relevante aanleidingen
Ontvangers kunnen voorkeuren instellen voor verzendfrequentie
Wij respecteren tijdzones en verzenden op passende momenten

Klachtenprocedure

Melding van spam

Indien u meent dat u onterecht een bericht van ons heeft ontvangen, kunt u dit melden via:

E-mail: support@sootmarble.com
Telefoon: +3252221515
Post: Izegemsestraat 436, 8501 Kortrijk, Belgium

Behandeling van klachten

Elke klacht wordt:

Binnen 5 werkdagen bevestigd
Grondig onderzocht om de oorzaak te achterhalen
Binnen 15 werkdagen afgehandeld met een inhoudelijke reactie
Gebruikt om onze procedures te verbeteren

Sancties bij schending

Interne maatregelen

Werknemers of medewerkers die dit beleid schenden worden onderworpen aan:

Disciplinaire procedures
Hertraining over communicatierichtlijnen
Beperking van toegang tot verzendingssystemen
Beëindiging van arbeidsrelatie in geval van ernstige of herhaalde schendingen

Externe partners

Derde partijen die namens ons communiceren moeten:

Dit beleid volledig naleven
Contractuele verplichtingen accepteren met betrekking tot anti-spam
Regelmatige audits ondergaan

Schending door externe partners leidt tot directe beëindiging van de samenwerking.

Monitoring en naleving

Interne controles

Wij voeren regelmatig de volgende controles uit:

Beoordeling van verzendlijsten en toestemmingsregistraties
Analyse van afmeldpercentages en klachten
Controle van berichtinhoud en onderwerpregels
Verificatie van afmeldmechanismen

Externe audits

Jaarlijks laten wij onze communicatiepraktijken beoordelen door onafhankelijke deskundigen om naleving van best practices te waarborgen.

Training en bewustwording

Alle medewerkers die betrokken zijn bij elektronische communicatie ontvangen:

Initiële training over anti-spamwetgeving en ons beleid
Jaarlijkse opfriscursussen
Updates wanneer wetgeving of beleid wijzigt
Toegang tot documentatie en richtlijnen

Technische maatregelen

Verzendinfrastructuur

Onze systemen bevatten:

Verificatie van e-mailauthenticiteit via SPF, DKIM en DMARC
Automatische controles op toestemmingsstatus voor elke verzending
Blokkering van verzending naar afgemelde adressen
Loggen van alle verzendactiviteiten voor auditdoeleinden

Bounce en klachtenbeheer

Wij monitoren en verwerken:

Hard bounces resulteren in directe verwijdering uit verzendlijsten
Soft bounces worden geregistreerd en leiden tot verwijdering na herhaalde voorvallen
Spamklachten worden onmiddellijk onderzocht
Hoge klachtenpercentages leiden tot onderzoek en aanpassing van praktijken

Internationale communicatie

Bij verzending naar ontvangers buiten België zorgen wij ervoor dat:

Lokale wetgeving wordt nageleefd
Toestemming voldoet aan de strengste toepasselijke normen
Culturele verschillen in communicatieverwachtingen worden gerespecteerd
Tijdzones worden geëerbiedigd bij verzendtiming

Beleidsevaluatie en updates

Dit beleid wordt:

Minimaal jaarlijks herzien en indien nodig bijgewerkt
Aangepast bij wijzigingen in wetgeving of technologie
Herzien naar aanleiding van incidenten of klachten
Gecommuniceerd aan alle relevante medewerkers en partners

De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze website.

Contact

Voor vragen over dit beleid of onze communicatiepraktijken kunt u contact opnemen met:

Sootmarble
Izegemsestraat 436
8501 Kortrijk
Belgium

Telefoon: +3252221515
E-mail: support@sootmarble.com
Website: sootmarble

Door gebruik te maken van onze diensten en het verstrekken van uw contactgegevens erkent u kennis te hebben genomen van dit anti-spam beleid en stemt u in met de beschreven praktijken.